בנייה של תקשורת אפקטיבית בצוות

אחד המרכיבים המשפיעים ביותר על אפקטיביות הצוות הוא התקשורת.

התקשורת חייבת להיות במספר רמות:

1. תקשורת בתוך הצוות

2. תקשורת של ההקשר הפרוייקטלי/ארגוני בו פועל הצוות.

3. תקשורת של הצוות עם ממשקים חיצוניים

תקשורת בתוך הצוות:

תקשורת פתוחה ושוטפת בין חברי הצוות היא הבסיס של הצוות להתפתח, לפתור בעיות ולייצר את הסינרגיה על מנת להיות אפקטיבי.

כל צוות יעבור את שלבי הבנייה שלו ( forming to storming to "norming," and eventually, performing, לפי ברוס טוקמן ) והמעבר בין השלבים השונים יחייב תקשורת טובה בין חברי הצוות.

יש להבחין במספר רמות של תקשורת:

1. תקשורת ברמת הידע

2. תקשורת ברמה הרגשית

3. שיתוף של רעיונות חדשים

תקשורת ברמת הידע מתייחסת לשיתוף הידע בצוות, האם אנשי הצוות מבינים ויודעים מה קורה אצל אנשים אחרים בצוות או שיש איים של ידע בצוות, וקשה לחדור לתחומים השונים בצוות.

יש לייצר הרגלים בצוות לשיתוף ידע, לדוג':

1. ישיבות עדכון יומיות.

2. ישיבות שבועיות או דו-שבועיות לשיתוף נושאים רחבים יותר- אחד הצוותים שלי בעבר יצר knowledge club meetings, ישיבות דו שבועיות שבה חבר צוות היה משתף בנושאים מקצועיים שונים.

3. עבודה משותפת על נושא מסויים, ולוודא שהזוגות יתחלפו מידי פעם.

4. ...

תקשורת ברמה הרגשית מתייחס ליכולת של הצוות להתמודד עם קשיים ברמה האישית בצוות, היכולת של הצוות להתמודד עם ביקורת ומעבר לזה להיות פרואקטיבי בשיתוף של הקשיים והבעיות.

ברגע שיש שיתוף של ידע ושיתוף ברמה הרגשית, בטווח הזה, נוצר שיתוף ברמה אחרת שמאפשר הזנה של רעיונות חדשים ולמידה מתמדת.

תקשורת של ההקשר:

קריטי, שצוות יבין היכן הוא נמצא ומה המשמעות הצוותית והאינדיבידואלית לטווח הקצר והארוך בפרויקט, זה מייצר מחויבות לביצועים גבוהים.

במציאות מורכבת, שהאינפורמציה זורמת בצורה לא סדירה לצוות, יש צורך שההקשר שבו הצוות פועל יתוקשר בצורה מסודרת וזמינה. בתפקידי הובלה ההקשר בד"כ זמין יותר , ולכן יש משמעות עצומה לייצר שקיפות ככל שניתן.

תייצר עבורך הרגל לאסוף את המידע שאתה נחשף אליו במהלך השבוע, ולהעביר אותו הלאה בכל אמצעי שתבחר- ישיבת צוות, מייל, שיחת מסדרון ,וכדו' .

תקשורת בין ממשקים:

היכולת לייצר קשרי עבודה שוטפים עם ממשקים שונים של הצוות מצד אחד, ומצד שני, לייצר ולאפשר לאנשי הצוות קשרים ישירים עם ממשקים רלוונטיים הוא הכרחי.

על מנת לאפשר תקשורת אפקטיבית בין ממשקים, יש:

1. לזהות את הממשקים הרלוונטיים – לקוחות, מנהלי מוצר, מנהלים אחרים, קבוצות אחרות.

2. לאבחן מהו הערוץ התקשורת העדיף בין הצדדים ומהי התדירות של התקשורת.

3. לקבוע פגישה היכרות ראשונית ( עדיף פנים מול פנים) שבה יקבעו המטרות ומסגרת העבודה המשותפת הלאה.

לסיכום:

תקשורת היא מרכיב הכרחי בבניה של צוותים אפקטיביים, היא לא מתרחשת מעצמה, ויש להשקיע מאמצים פרואקטיביים על מנת לשפר את התקשורת בתוך הצוות.

שיהיה בהצלחה,

קובי.

#מנטורינג #פיתוחמנהלים #עיברית #בנייהצוותים